L'essentiel du Cea

Il s'agit d'une offre de service gratuite du réseau Urssaf pour favoriser l'emploi en milieu associatif.

L'adhésion et les déclarations s'effectuent obligatoirement en ligne sur www.cea.urssaf.fr.
La gestion du chèque emploi associatif est confiée au centre national Chèque emploi associatif situé à Arras.

Le CEA permet aux associations et aux fondations employant (ou souhaitant employer) de remplir toutes les formalités liées à l'embauche et à la gestion de leurs salariés.

Le CEA permet aux associations de gérer l'ensemble de leurs salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDI, CDD...).

L’employeur qui souhaite adhérer au CEA, doit utiliser exclusivement ce dispositif pour l’ensemble de ses salariés.

Le Chèque emploi associatif peut être utilisé pour un salarié déjà présent dans l'association ou pour toute nouvelle embauche.

Sont exclus de ce dispositif les ateliers et chantiers d’insertion.

Le Chèque emploi associatif a pour objectif de favoriser l'emploi en milieu associatif en permettant aux associations d'effectuer, en toute simplicité, les formalités administratives liées à l'emploi de salariés :

Une seule formalité
L'association accomplit, en un seul document, les formalités administratives liées à l'embauche : la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et le contrat de travail.

Une seule déclaration
L'association transmet une seule déclaration au centre national Chèque emploi associatif pour l'ensemble des organismes de protection sociale obligatoire (Sécurité sociale, chômage, retraite complémentaire et prévoyance) et pour la prise en compte de la gestion du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.

Un seul règlement
L'employeur effectue un règlement unique par prélèvement automatique pour l'ensemble des cotisations et du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu (si le salarié est imposable).

Et en plus … Le centre national Chèque emploi associatif établit les bulletins de paie et calcule les cotisations et contributions sociales dues ainsi que le montant de l'impôt sur le revenu qui doit être prélevé à la source.

Après transmission des informations par l'employeur, le centre national Chèque emploi associatif prend le relais.

Il calcule, à la place de l'association, le montant des cotisations et contributions de protection sociale obligatoire en tenant compte des exonérations et allègements applicables. Depuis la période d'emploi de janvier 2019, il calcule également le montant de l'impôt sur le revenu qui sera prélevé à la source pour les salariés concernés en appliquant le taux transmis par l'administration fiscale.

Il met à disposition de l'association dans "l'Espace employeur" :

  • les bulletins de paie. L'association doit imprimer un exemplaire pour le remettre à son salarié.
  • un décompte des cotisations dues et de l’impôt sur le revenu des salariés concernés.

Il effectue des déclarations annuelles pour les salariés gérés dans le cadre de ce dispositif (état récapitulatif annuel, attestation fiscale, transmission du montant de la masse salariale brute annuelle …).

L'association est prévenue de la mise en ligne des documents par mail.

Certaines situations particulières ne peuvent pas être gérées dans le CEA.
Il s'agit de salariés dont les cotisations sont calculées sur des taux réduits :

  • artistes et mannequins bénéficiant de taux réduits et déduction forfaitaire spécifique ;
  • stagiaires dont la rémunération est supérieure à la franchise ;
  • journalistes et colporteurs de presse ;
  • groupements d’employeurs ;
  • intermittents du spectacle hors Guso.

Si l'association n'a pas pour activité principale ou pour objet l'organisation de spectacles et qu'elle souhaite employer, sous contrat à durée déterminée, des artistes ou techniciens du spectacle vivant, elle peut utiliser le Guso pour déclarer ces salariés.

A noter également que les exonérations liées au service civique et au contrat d’engagement éducatif, ne sont pas gérées dans le CEA.

Les taxes et cotisations recouvrées directement par d’autres organismes.
Sont concernés la taxe d’apprentissage, la contribution à la formation professionnelle, la taxe sur les salaires, le financement du service de santé au travail, le financement du paritarisme, les cotisations relatives aux régimes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire non imposés par la loi ou la convention collective nationale.

Vous adhérez au dispositif sur ce site en saisissant votre numéro Siret.
Vous pouvez anticiper votre adhésion si vous avez un projet d’embauche. Cela ne vous engage pas mais vous permet d’utiliser immédiatement le dispositif si votre projet se concrétise. Vous pourrez effectuer toutes vos formalités directement à partir de ce site.

Parallèlement à votre demande d’adhésion, vous devez contacter les différents organismes sociaux dont vous dépendez (en fonction de la convention collective nationale applicable à votre association) pour remplir un dossier d’immatriculation.
En effet, afin de garantir les droits à prestations de vos salariés, cette démarche, sans frais d’inscription, ni surcoût de cotisations, est indispensable à la bonne gestion de votre dossier.

Important
Si votre association ne dispose pas d'un numéro Siret, vous pouvez en faire la demande :

  • en vous connectant sur www.cfe.urssaf.fr (rubrique "déclarer une formalité")
  • en vous adressant à votre Urssaf, qui, en sa qualité de centre de formalités des entreprises, procédera à l'enregistrement de votre association en tant qu'employeur de personnel.
  • en contactant le centre national Chèque emploi associatif, qui se chargera pour vous de cette formalité.

Le contrat vous permet d'accomplir en une seule fois les formalités liées à l'embauche : il sert de contrat de travail et de déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Il doit être saisi et validé en ligne avant l'embauche. En cas d'embauches successives d'un même salarié, un nouveau contrat doit être établi.

Si vous utilisez le Chèque emploi associatif pour un salarié déjà présent dans l’association, vous devez également saisir ce contrat.

Important
Vous pouvez imprimer immédiatement le certificat d'enregistrement, le cosigner avec votre salarié et lui en remettre un double.

Vous déclarez en ligne auprès du centre Chèque emploi associatif la rémunération de votre salarié via le volet social. Il contient les principaux renseignements sur la période d'emploi et sur les éléments de la rémunération. Le centre national Chèque emploi associatif calcule, à votre place, les cotisations dues et le montant de l'impôt sur le revenu qui sera prélevé à la source si votre salarié est imposable et établit le bulletin de paie de votre salarié.
Il doit être saisi au plus tard le 5 du mois suivant le mois de la période d’emploi.

Si le volet social n’est pas saisi dans les délais, cela peut avoir un impact sur le calcul des cotisations et contributions sociales ainsi que sur le taux relatif à l’impôt sur le revenu dans le cadre du prélèvement à la source.

Les éléments saisis sur www.cea.urssaf.fr pour le calcul des cotisations et de l'impôt sur le revenu si votre salarié est imposable vous permettent d'imprimer dès le lendemain le bulletin de paie.

Le centre national Chèque emploi associatif met à votre disposition le ou les bulletins de paie dans votre Espace employeur.

Vous êtes prévenu de leur mise en ligne par mail.

Vous devez en imprimer un exemplaire pour le remettre à votre salarié.

Les cotisations et contributions sociales destinées à financer des régimes collectifs à adhésion obligatoire sont recouvrées par les Urssaf et les CGSS.
Chaque mois le centre national Chèque emploi associatif met à votre disposition dans votre Espace employeur un décompte faisant apparaître les montants des cotisations et contributions dues, ainsi que de l'impôt sur le revenu prélevé à la source si vos salariés sont concernés.

Ce décompte est mis en ligne le sixième jour du mois suivant celui de la période d’emploi si vous avez saisi le volet social au plus tard le 5 du mois suivant le mois de la période d’emploi. Vous êtes prévenu de cette mise en ligne par mail.

Vous payez le montant dû à l’Urssaf ou à la CGSS par prélèvement automatique*, intervenant sur votre compte le 15 du mois suivant l'envoi du décompte de cotisations.

Par exemple :

  • Période d’emploi du 1er au 31 juillet
  • Saisie du volet social au plus tard le 5 août
  • Mise à disposition du décompte de cotisations le 6 août
  • Paiement le 15 septembre

Vous devez acquitter directement auprès de chaque organisme concerné les contributions destinées au financement de la formation professionnelle, au service de santé au travail ainsi qu'aux régimes facultatifs ou individuels de protection sociale, la taxe d'apprentissage et le cas échéant, la participation au fonds de développement pour l'insertion professionnelle des handicapés.

Concernant les cotisations dues aux organismes de retraite ou de prévoyance facultative, le montant global vous est précisé sur le décompte de cotisations et le détail est indiqué sur l'état récapitulatif mensuel qui vous est adressé en même temps que ce décompte de cotisations.

* Si vous avez réglé plus de 20 000 euros de cotisations et contributions sociales au titre de l'année 2018, vous devez obligatoirement opter pour le prélèvement automatique.

En début d’année, votre centre met à votre disposition dans votre Espace employeur deux documents :

  • l’un mentionnant le montant de la masse salariale annuelle brute ;
  • l’autre précisant les éléments de rémunération versée au cours de l'année, ainsi que le détail des cotisations, classées par nature, afin de faciliter le passage de vos écritures comptables.

Vous êtes prévenu de leur mise en ligne par mail.