Les acteurs du dispositif

Qui gère le dispositif ?

Le CnCea
Le Chèque emploi associatif est un e-service du réseau Urssaf géré par un centre dédié : le Centre national Chèque emploi associatif (CnCea). Il est situé à Arras (Pas-de-Calais), à l'Urssaf Nord – Pas-de-Calais.
Le CnCea se charge de la gestion de votre compte et du traitement de vos déclarations. Des conseillers spécialistes de la législation sociale et de la paie sont au service des adhérents.

L'Urssaf
L'Urssaf se charge de prélever les cotisations et contributions dues, de répondre aux questions liées au recouvrement de ces cotisations et contributions sociales. C'est elle qui statue sur les demandes de délais.

Le CEA pour qui ?

Quelles associations peuvent bénéficier du dispositif ?

Les associations loi 1901 et les fondations à condition :
-    qu'elles soient situées en métropole,
-    qu'elles emploient moins de 20 salariés en équivalent temps plein
-    et que ces derniers relèvent du régime général de Sécurité sociale.

Attention : pour utiliser le Cea, l'association ou la fondation est obligée de faire gérer tous ses salariés sans exception par ce dispositif.

Quels contrats sont gérés par le Cea ?

Les CDD, CDI, temps plein ou temps partiel.

Quels contrats ne sont pas gérés par le Cea ?

Les contrats d’engagement éducatif, contrat à durée indéterminée de chantier ou d’opération, contrat de travail temporaire

Quels sont les salariés gérés par le Cea ?

Les salariés du régime général de Sécurité sociale (pour les exceptions, Cf. question ci-dessous).

Attention : pour recourir au Cea, il est obligatoire d'y déclarer tous ses salariés sans exception. Donc, si vous employez un salarié non-géré par le Cea, alors vous ne pouvez utiliser cette offre de service pour le reste de votre effectif. (Ordonnance n° 2015-682 du 18 juin 2015)

Quels sont les salariés exclus du dispositif ?

- Artistes et mannequins bénéficiant de taux réduits et déduction forfaitaire spécifiqu.e
- Stagiaires dont la rémunération est supérieure à la franchise.
- Journalistes et colporteurs de presse.
- Groupements d’employeurs.
- Intermittents du spectacle hors Guso.

BON A SAVOIR : GUSO
Si l'association n'a pas pour activité principale ou pour objet l'organisation de spectacles et qu'elle souhaite employer, sous contrat à durée déterminée, des artistes ou techniciens du spectacle vivant.

Mon salarié est cadre. Sa rémunération excède le plafond de la Sécurité sociale. Puis-je le déclarer dans le dispositif Chèque emploi associatif ?

Oui, le dispositif permet de gérer les rémunérations au-delà du plafond de Sécurité sociale.
A noter que votre centre CEA applique le prorata de plafond pour les salariés à temps partiel.
Toutefois, le plafond multi employeur n’est pas géré dans notre offre.

L'adhésion

Comment adhérer ?

Directement depuis ce site  à l'aide de votre numéro Siret. Munissez-vous de  vos contrats de retraite complémentaire, de prévoyance et de complémentaire santé le cas échéant de retraite supplémentaire, ainsi que les informations relatives à la médecine du travail)

Si vous n'avez pas de numéro Siret, appelez-nous au 0 810 19 01 00.
Vous pouvez également en faire la demande sur www.cfe.urssaf.fr

Attention : préalablement à votre demande d'adhésion, vous devez obligatoirement vous rapprocher des organismes sociaux (retraite complémentaire, prévoyance, complémentaire santé...) afin de remplir un dossier d'affiliation, d’un organisme de formation professionnelle continue et de la médecine du travail.
Des informations relatives à ces organismes vous seront demandées lors de la saisie de votre demande d’adhésion.

Si vous ne connaissez pas votre organisme de retraite complémentaire, consultez ce site.

Je souhaite adhérer mais je n'ai pas de Siret, comment faire ?

Nous pouvons nous charger de cette formalité en nous appelant au 0 810 19 01 00 ou en nous écrivant à cea@urssaf.fr.
Vous pouvez également en faire la demande sur www.cfe.urssaf.fr

Où trouver de l'aide pour adhérer en ligne ?

Un guide est à votre disposition. Des bulles d’aide sont consultables durant la saisie  
Les formulaires en ligne sont pré-remplis.
Nos conseillers vous accompagnent par tél : 0 810 19 01 00 ou mail (depuis la rubrique "contacts" de votre espace employeur.

Avant d'adhérer, je dois me rapprocher des organismes sociaux afin de remplir un dossier d'affiliation, d’un organisme de formation professionnelle continue et de la médecine du travail. Comment dois-je procéder ?

Vous pouvez consulter le site de l’Agirc-Arrco pour les questions relatives à l’affiliation obligatoire à une caisse de retraite complémentaire, Le Cisme pour la médecine du travail, la Direccte pour le droit du travail. D’autres liens sont disponibles sur notre site ici.

Puis-je adhérer même si mon projet d'embauche n'est pas concrétisé ?

Oui, adhérer au Cea n'est pas subordonné à une embauche.
Nous vous conseillons au contraire d'anticiper votre adhésion en complétant votre demande d’adhésion en ligne. En effet, un traitement de votre demande est nécessaire et des informations complémentaires peuvent vous être demandées avant de valider votre dossier. Vous pourrez donc utiliser votre compte lorsque vous serez prêt à embaucher.

L'embauche

À partir de quand puis-je déclarer mon salarié ?

Dès que votre adhésion validée par le centre Cea, vous recevrez un mail de confirmation et vous pourrez déclarer votre salarié.

Si vous êtes déjà adhérent, avant sa prise de fonction.

Faut-il effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ?

2 cas :
1/ Votre adhésion au Cea est validée :
La déclaration du salarié (onglet contrat) vaut contrat de travail et déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Donc vous ne devez pas faire de DPAE

2/ Vous n'avez pas encore adhéré au Cea / Votre adhésion n'a pas encore été validée :
Vous devez effectuer une DPAE dans les 8 jours précédent la prise de fonction de votre salarié.

Afin d'estimer le coût d'un emploi, puis je faire des simulations de cotisations ?

Oui. Une fois adhérent, vous aurez accès, depuis votre espace sécurisé employeur, à un outil de simulation.

Dois-je rédiger un contrat de travail ?

L'utilisation du Cea dispense de rédiger un contrat de travail. Toutefois, dans votre intérêt et celui de votre salarié, nous vous recommandons d’en établir un, notamment pour prévoir d’éventuelles clauses particulières (horaires décalés, temps partiel…).
Pour plus d'info : www.legifrance.gouv.fr
www.travail-emploi.gouv.fr

Mon salarié est à temps partiel, dois-je rédiger un contrat de travail ?

Dans ce cas, la déclaration Cea ne suffit pas. Vous devez obligatoirement rédiger un document signé par vous-même et votre salarié indiquant notamment :
-  la durée hebdomadaire ou mensuelle de travail prévue ainsi que la répartition de la durée du travail entre les jours de la semaine ou les semaines du mois,
-  les cas dans lesquels cette répartition peut être modifiée ainsi que la nature des modifications,
- les limites concernant l'accomplissement d'heures complémentaires au-delà de la durée de travail fixée par le contrat.
Pour plus d'info : www.legifrance.gouv.fr
www.travail-emploi.gouv.fr

J'ai un compte Urssaf. Puis-je ouvrir un compte Cea pour gérer mes salariés ?

Oui, si vous remplissez les conditions.
Vous devrez alors tous les déclarer via le dispositif Cea. Si parmi votre personnel, certains salariés sont exclus du dispositif (intermittents du spectacle par exemple), vous n'aurez pas la possibilité de recourir au Cea. Dans ce cas, il existe une offre de simplification du réseau des Urssaf susceptible de répondre à vos attentes : Impact emploi association.

J'ai recours à des intermittents du spectacle, puis-je bénéficier du dispositif ?

Cela dépend de votre activité principale.

Situation n°1 : votre activité principale ne relève pas de la diffusion ou la production de spectacles, l’exploitation de lieux de spectacle, de parcs de loisirs ou d’attractions, dans ce cas vous pouvez avoir recours au GUSO pour déclarer vos intermittents, et au Cea pour déclarer le reste de vos salariés si vous remplissez les conditions. (faire renvoi vers qu 2)

Situation n°2 : votre activité principale relève de la diffusion ou la production de spectacles, l’exploitation de lieux de spectacle, de parcs de loisirs ou d’attractions, vous ne pouvez donc pas avoir recours au GUSO pour déclarer vos intermittents ni au Cea pour déclarer le reste de vos salariés. Dans ce cas, il existe une offre de simplification du réseau des Urssaf susceptible de répondre à vos attentes : Impact emploi association.

Pourquoi le numéro de Sécurité sociale est-il obligatoire ?

Cette donnée est nécessaire notamment pour garantir les droits de votre salarié en matière de retraite de base et de retraite complémentaire. Pour information, un salarié français reçoit son numéro de Sécurité sociale par la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) à partir de 16 ans.
Un salarié français né à l'étranger ou un salarié étranger doit demander ce numéro auprès de la CPAM dont il dépend.

La rémunération

Je ne parviens pas à déclarer plus d'un mois d'activité ?

Vous effectuez une déclaration par  période d'emploi n'excédant pas un mois civil.

Exemples :
Jean a travaillé du 1er janvier au 15 février.
Vous effectuez une déclaration de 1er au 30 janvier et une autre du 1er au 15 février.

Laura a travaillé du 1er janvier au 10 janvier puis du 15 janvier au 31 janvier soit deux contrats de travail distincts.
Vous effectuez deux déclarations, une pour chaque période.

Pierre a travaillé du 1er mars au 30 mars
Vous effectuez une seule déclaration.

Je n'ai pas versé de salaire ce mois-ci, comment dois je faire une déclaration ?

Vous effectuez  une déclaration de salaire à 0. Un bulletin de paie ne comportant ni rémunération, ni heure travaillée sera édité.

Gestion du personnel

Mon salarié est en arrêt de travail, comment prévenir le CEA ?

Une déclaration spécifique par le biais du volet social complémentaire est indispensable.
Vous devez également réaliser un signalement depuis votre espace employeur/ Rubrique signalement.

Mon salarié est en arrêt de travail, quelles sont mes démarches ?

Dès réception du volet 3 de l'avis d'arrêt de travail de votre salarié(e), vous devez établir une attestation de salaire.
C'est sur la base des éléments portés sur cette attestation que l'Assurance Maladie détermine si votre salarié(e) remplit les conditions requises pour avoir droit aux indemnités journalières pendant son arrêt de travail pour maladie et, si tel est le cas, en calcule le montant. Les indemnités journalières lui seront ensuite versées, ou à vous-même en cas de subrogation.
Pour plus d’information www.ameli.fr

Quels sont les démarches à réaliser en cas de rupture ou de fin de contrat de travail?

Lors du dernier mois d’activité, vous devez cocher le départ définitif lors de la déclaration de salaire via le volet social.
Les rubriques liées à la déclaration de rupture seront alors à préciser.
En plus, fournir une attestation employeur pour Pôle emploi, ainsi qu’un certificat de travail et le solde de tout compte.

Quels sont les documents destinés au salarié ?

Une copie du contrat, que vous lui remettez, qui sert à la fois de DPAE (déclaration préalable à l'embauche) et de contrat de travail (à condition d'être signé par les deux parties),
   - un bulletin de paie est mis à disposition par le centre dans "l'Espace employeur". Il appartiendra à l'employeur de lui remettre par voie électronique ou au format papier à la demande express du salarié,
   - une attestation fiscale annuelle des salaires déclarés dans le cadre du CEA. Ce document est mis à disposition par le centre dans "l'Espace employeur" et permet au salarié de vérifier sa déclaration de revenus adressée par l'administration fiscale.

Les cotisations et contributions

Le montant des cotisations sociales diffère-t-il du fait d'être adhérant au Cea ?

Que vous déclariez au Cea ou à l'Urssaf, vous êtes redevable des mêmes cotisations que tout employeur.

Comment calculer les cotisations ?

Le Centre Chèque emploi associatif calcule les cotisations et les contributions sociales obligatoires à partir des éléments que vous avez déclarés dans le volet social (rémunération, nombre d'heures, salaire versé, zone « cotisations dues à des organismes tiers » et sur l'état récapitulatif vous avez le détail des montants par organisme.…).
Il réalise ensuite le décompte de cotisations qui reprend ces éléments et indique le montant des cotisations et contributions dues.
Vous êtes informé par mail de sa mise en ligne dans votre espace employeur.

Qui recouvre les cotisations ?

Les cotisations et contributions sociales obligatoires sont recouvrées par votre Urssaf le 15 du mois suivant la réception de votre décompte de cotisations. Les contributions non collectées dans le cadre du CEA sont notamment :
•    la prévoyance et la retraite portées sur le décompte de cotisations – avis de prélèvement en tant qu’organismes tiers ;
•    la formation professionnelle continue ;
•    La médecine du travail
Vous devez verser ces contributions directement aux organismes concernés.

Pour tout savoir sur le fonctionnement du Chèque emploi associatif, vous pouvez consulter les rubriques "  Présentation  " et "Guide en ligne."

Je ne suis pas d'accord avec le montant

Contactez le CnCea par téléphone au 0810 19 00 01 (Service 0,05 €/min + prix appel).

Je ne suis pas d'accord avec le prélèvement ?

Vous devez contactez votre Urssaf au 3957 ou par mail www.contact.urssaf.fr

En cas de difficultés de paiement, à qui dois-je m'adresser ?

Vous devez contacter le plus tôt possible votre Urssaf pour trouver une solution adaptée.
Une demande de délai de paiement peut être formulée en accédant à votre espace employeur, rubrique Contacts puis « Nous contacter » et sélectionner la thématique ma demande concerne « Un paiement ».

La DSN

Le Cea transmet t-il les déclarations sociales nominatives (DSN) ?

La DSN est une nouvelle modalité de transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données de la paie issues d’un logiciel de paie et RH. Elle remplace la majorité des déclarations sociales depuis 2017. Votre centre Cea établit les formalités et déclarations auxquelles la DSN se substitue. 

Mon espace employeur

Combien de temps mes documents sont-ils conservés dans mon espace employeur ?

Vos documents (bulletins de paie, volets sociaux, décomptes de cotisations, mails…) sont conservés 5 ans plus l'année en cours. Au-delà, vous devez les sauvegarder sur un support externe.

Mes données

Que faire en cas de déménagement ?

Si le siège social de votre association change, votre numéro Siret sera obligatoirement modifié. Contactez votre Urssaf ou le centre national Chèque emploi associatif au 0 810 19 01 00 (Service 0,05 €/min + prix appel).

Vous n'avez pas trouvé la réponse à votre question ?

N'hésitez pas à nous contacter

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